Executive Assistant to CEO

JSB Solutions – azienda leader nei servizi life sciences con focus su consulenza, gestione studi clinici e sviluppo software - ricerca per il potenziamento del proprio organico un Executive Assistant to CEO (JSB.SRF.25.016) da inserire a diretto riporto del CEO. Chi siamo: Con quattro sedi operative in Italia (Firenze, Parma, Milano e Roma), supportiamo le principali aziende farmaceutiche nei processi di compliance, di gestione di studi clinici e sviluppo piattaforme software combinando expertise tecnico e approccio consulenziale. Il ruolo: L'Executive Assistant rappresenta oggi una figura professionale strategica, ben lontana dalla tradizionale immagine dell'assistenza segretariale limitata a mansioni puramente operative. Il candidato ideale ha quindi maturato una solida esperienza in tal senso di almeno 5 anni nel ruolo e fungerà da interfaccia dinamica tra il CEO e l'intera struttura aziendale. Avrà l'opportunità di giocare un ruolo chiave nei processi decisionali dell'organizzazione, gestendo in modo strategico l'agenda del CEO e contribuendo attivamente all'efficienza operativa dell'azienda. Responsabilità principali: Pianificazione: gestire, pianificare e organizzare l'agenda del CEO; Interfaccia dirigenziale: fungere da punto di contatto tra il CEO e altri dirigenti o membri del board; Gestione corrispondenza: filtrare e gestire email e comunicazioni importanti; Rappresentanza: partecipare a riunioni selezionate come rappresentante del CEO quando necessario; Ruolo di "riferimento centrale": rappresentare il primo punto di contatto, filtrando informazioni e richieste con competenza e discernimento; Supporto decisionale: contribuire ai processi decisionali, anticipando necessità e identificando potenziali problemi; Organizzazione: organizzare meeting, riunioni e incontri con eventuale allestimento delle sale e accoglienza partecipanti; Gestione eventi: organizzare eventi aziendali in collaborazione con le altre figure aziendali predisposte; Documentazione: preparare presentazioni, reportistica e gestire documenti confidenziali; Supporto viaggi: coordinare logistica, prenotazioni e documentazione per i viaggi d'affari del CEO. Ambiti di competenza aggiuntivi: Gestione della comunicazione: supportare nell'organizzazione del piano di comunicazione aziendale e nella gestione della comunicazione con enti pubblici e privati; Miglioramento continuo: identificare aree di miglioramento e proporre soluzioni innovative per ottimizzare i processi. Requisiti richiesti dal ruolo: Esperienza di almeno 5 anni maturata in ruoli di Executive Assistant a diretto riporto del CEO; Ottime doti organizzative, capacità di gestire in modo efficace ed efficiente più compiti contemporaneamente; Spiccata attitudine al problem solving trovando soluzioni efficaci anche in situazioni di assenza del CEO; Spiccate capacità comunicative e relazionali; Buona conoscenza della lingua inglese parlata e scritta; Ottimo utilizzo del pacchetto Office; Disponibilità a occasionali trasferte presso le altre sedi dell'azienda; Elevata riservatezza nella gestione di informazioni confidenziali; Capacità di gestire lo stress e mantenere lucidità in situazioni di pressione; Flessibilità e adattabilità ai cambiamenti e alle nuove priorità. Proponiamo: Inserimento in un contesto professionale stimolante e in forte crescita; Collaborazione in progetti che prevedono il coinvolgimento e l'interazione con diversi stakeholders; Formazione continua; Possibilità di lavorare a stretto contatto con il top management; Ruolo centrale nei processi decisionali dell'azienda; Concrete opportunità di crescita professionale. Sede di lavoro: Area fiorentina. Modalità di lavoro: Prevalentemente headquarter, con possibilità di smart working occasionale da concordare direttamente con il CEO. J-18808-Ljbffr

Location: provincia-di-firenze, IT

Posted Date: 5/8/2025