Resident Finance and Administration Manager -- CEWA - Conakry, Guinea

Position Summary:

The National Democratic Institute for International Affairs (NDI) seeks an experienced Administration and Finance Manager for the organization's country-based office in Conakry, Guinea. The Financial and Administrative Manager makes operation decisions, and ensures teams supporting administration, financial management, and logistics function efficiently to support implementation of the activity.

This managerial position will report to the Lead Coordinator. The manager will coordinate with headquarters and country-based teams on the overall day to day management of all administrative, financial and sub-grant issues. S/he will be responsible for supervising the administrative and finance team and will be in charge of planning, organizing, and implementing financial, administrative, human resources and security systems. S/he will be responsible for overseeing office finances and administration, assessing and monitoring office practices in accordance with the institutional standards and in compliance with donor requirements and policies. This position is available immediately.

Duties and Responsibilities:

• Maintain financial management systems, oversee compliance with internal controls and accounting procedures, and ensure that all financial and accounting reports are prepared and submitted in a timely manner;
• Develop and maintain office, personnel, and payroll management systems, including compliance with national tax system;
• Oversee the field office's finance, administration, human resources and subgrants units;
• In consultation with HR-DC, manage human resources issues and ensure compliance with local laws, NDI and donor administrative and reporting requirements, as well as appropriate implementation of country-based office policy manuals and handbooks;
• Manage office filing and archive systems, and oversee the compilation and maintenance of local databases as required;
• Oversee the implementation of policies regarding procurement, shipping, travel and insurance;
• Lead the country-based office in preparing for internal and external audits;
• Guide the country-based team in implementing subgrants management systems;
• Evaluate sub awardees' financial systems and internal controls to assess risks and develop appropriate monitoring procedures, in consultation with DC-based subgrant staff;
• Review sub awardees financial reports;
• Ensure appropriate logistical support is provided for all office events, including meetings and workshops.

Educational Background / Experience:

• A minimum of a Master's Degree in Business, Finance, Accounting, or a similar relevant field. A master's degree may be substituted by a bachelor's degree;
• At least 10 years' experience in financial management of donor-funded projects, with demonstrated experience with funds control and monitoring and experience in managing sub-grants with local organizations;
• Experience in financial operations management and implementing best practices;
• Experience with international nonprofit organizations preferred.

Required Skills and Abilities:

• Excellent interpersonal and problem-solving skills to effectively interact with all levels of staff, partners and vendors;
• Strong verbal and written communications skills to effectively present detailed financial information, respond to questions and develop reports;
• Fluency in English and in French is required;
• Proficiency with Google and Microsoft products, database applications, and accounting-related software and applications including NetSuite and Costpoint;
• Extensive knowledge of USAID and international donor policies and requirements;
• Ability to read and interpret government and organization rules and regulations;
• High level of attention to detail in all aspects of work responsibilities;
• Ability to practice discretion and maintain the confidentiality and security of accounting records;
• Capacity to identify essential elements of complex accounting and management issues;
• Capability to develop and implement effective strategies and tactics for accomplishing assigned duties; and
• Proven organizational skills and ability to multitask under tight deadlines.

Comments :

NDI is an equal opportunity employer (EOE). As such, NDI makes employment decisions and provides equal employment opportunity without regard to an applicant's or employee's race, religion, color, sex (including pregnancy, sexual orientation, or gender identity), national origin, age, disability, veteran status, or any other basis protected by federal, state and local laws. If you need reasonable accommodation in the application or hiring process, please notify NDI's Human Resources department.

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Résident Responsable Administratif et Financier - Conakry, Guinée

L'Institut National Démocratique pour les Affaires Internationales (NDI) recherche un responsable administratif et financier expérimenté pour le bureau national de l'organisation à Conakry, Guinée. Le responsable administratif et financier prend les décisions opérationnelles et s'assure que les équipes soutenant l'administration, la gestion financière et la logistique fonctionnent efficacement pour soutenir la mise en œuvre de l'activité.

Ce poste de management rapporte au Coordonnateur Principal. Le Responsable Administratif et Financier est chargé(e) de coordonner avec le siège et les équipes basées dans le pays la gestion quotidienne globale de toutes les questions administratives, financières et de sous-subvention. Il/elle sera responsable de la supervision de l'équipe administrative et financière et sera chargée de la planification, de l'organisation et de la mise en œuvre des systèmes financiers, administratifs, de ressources humaines et de sécurité. Il/elle sera responsable de la supervision des finances et de l'administration des bureaux, de l'évaluation et du suivi des pratiques des bureaux conformément aux normes institutionnelles et aux exigences et politiques des donateurs. Ce poste est à pourvoir immédiatement.

Tâches et Responsabilités :

• Maintenir les systèmes de gestion financière, superviser le respect des contrôles internes et des procédures comptables, et s'assurer que tous les rapports financiers et comptables sont préparés et soumis à temps;
• Développer et maintenir des systèmes de gestion des bureaux, du personnel et de la paie, y compris la conformité avec le système fiscal local;
• Superviser les finances, l'administration, les ressources humaines et les subventions des bureaux ;
• En consultation avec l'équipe RH à DC, gérer les problèmes de ressources humaines et assurer le respect des réglementations locales et des exigences administratives et de rapport de NDI et des donneurs, ainsi que la mise en œuvre appropriée des manuels et procédures pour les bureaux ;
• Gérer les systèmes de classement et d'archivage des bureaux et superviser la mise à jour et la maintenance des bases de données locales au besoin;
• Superviser la mise en œuvre des politiques en matière d'approvisionnement, d'expédition, de voyage et d'assurance;
• Superviser la préparation des audits internes et externes des bureaux;
• Guider les équipes basées dans le pays dans la mise en œuvre des systèmes de gestion des subventions;
• Évaluer les systèmes financiers et les contrôles internes des sous-traitants pour évaluer les risques et développer des procédures de suivi appropriées, en consultation avec l'équipe des subventions basée à DC;
• Examiner les rapports financiers des sous-traitants;
• Veiller à ce qu'un soutien logistique approprié soit fourni pour tous les événements des bureaux, y compris les réunions et les ateliers.

Formation/Expérience:

• Au moins un Master en commerce, finance, comptabilité ou dans un domaine pertinent équivalent. Un Master peut être remplacé par un baccalauréat ;
• Au moins 10 ans d'expérience dans la gestion financière de projets financés par des donations, avec une expérience démontrée dans le contrôle et le suivi des fonds et une expérience dans la gestion de subventions avec des organisations locales ;
• Expérience en gestion des opérations financières et en mise en œuvre des pratiques éthiques;
• Expérience avec des organisations internationales à but non lucratif préférée.

Compétences requises:

• Excellentes compétences interpersonnelles et de résolution de problèmes pour interagir efficacement avec tous les niveaux du personnel, des partenaires et des fournisseurs;
• Solides compétences en communication verbale et écrite pour présenter efficacement des informations financières détaillées, répondre aux questions et élaborer des rapports;
• La maîtrise de l'anglais et du français est requise ;
• Maîtrise des outils Google et Microsoft, des applications de base de données et des logiciels et applications liés à la comptabilité, y compris NetSuite et Costpoint;
• Connaissance approfondie des politiques et exigences de l'USAID et des donneurs internationaux;
• Capacité de lire et d'interpréter les règles et règlements du gouvernement et de l'organisation;
• Un niveau d'attention aux détails élevé dans tous les aspects des responsabilités professionnelles;
• Capacité à faire preuve de discrétion et à maintenir la confidentialité et la sécurité des registres comptables;
• Capacité à identifier les éléments essentiels des problématiques complexes de comptabilité et de gestion ;
• Capacité à développer et à mettre en œuvre des stratégies et des tactiques efficaces pour accomplir les tâches assignées; et
• Compétences organisationnelles éprouvées et capacité à effectuer plusieurs tâches dans des délais serrés.

Commentaires:

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